Bạn đang lên kế hoạch cho sự kiện đầu tiên của mình? Bạn không hề đơn độc — và bạn cũng không phải là người đầu tiên mắc phải vài sai lầm trong quá trình này. Nhiều nhà tổ chức mới vào nghề khởi nghiệp với rất nhiều nhiệt huyết, nhưng nếu không có chiến lược hay công cụ phù hợp, mọi thứ có thể nhanh chóng đổ vỡ.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến nhất mà người mới tổ chức sự kiện thường mắc phải và cách tránh chúng. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ chỉ ra cách ME-Ticket giúp bạn luôn đi đúng hướng trong từng bước.
Sai lầm #1: Không xác định rõ mục tiêu sự kiện
🎯 Tại sao điều này quan trọng
Nếu bạn không biết chính xác mục đích của sự kiện, bạn sẽ khó có thể tạo đà hoặc bán được vé.
Mục tiêu của bạn có thể là:
- Bán hết một sự kiện trả phí
- Nhận thức về thương hiệu ngày càng tăng
- Gây quỹ cho một mục đích nào đó
- Xây dựng một cộng đồng theo dõi
Nhưng nếu bạn không hiểu rõ thì khán giả của bạn cũng sẽ không hiểu rõ.
✅ Cách tránh nó
Hãy viết một câu đơn giản mô tả mục tiêu sự kiện của bạn. Hãy để câu đó định hướng cho mọi quyết định của bạn — từ lựa chọn địa điểm, giá vé đến tiếp thị. ME-Ticket cho phép bạn tạo các loại vé và mức giá khác nhau để phù hợp với mục tiêu của mình.
Sai lầm #2: Lập ngân sách mà không có kế hoạch
💸 Những lỗi thường gặp khi lập ngân sách
Hầu hết những người mới tổ chức sự kiện đều đánh giá thấp chi phí thực tế. Một số người còn quên mất những khoản chi phí ẩn như:
- Tiền đặt cọc địa điểm
- Nhân viên và an ninh
- Bảo hiểm
- Công cụ tiếp thị
Họ cũng không lập kế hoạch cho những chi phí bất ngờ - và tin chúng tôi đi, sẽ có một số chi phí phát sinh.
✅ Cách tránh nó
Tạo ngân sách sự kiện chi tiết với mức dự phòng 10–15% cho những bất ngờ. Sử dụng bảng thống kê của ME-Ticket để theo dõi doanh thu bán vé theo thời gian thực và so sánh với chi phí của bạn.
Sai lầm #3: Bắt đầu tiếp thị quá muộn
📉 Tại sao thời điểm thăng chức lại quan trọng
Đăng bài về sự kiện của bạn vài ngày trước khi nó diễn ra sẽ không hiệu quả. Nếu mọi người không biết đến sự kiện, họ sẽ không đến — đơn giản vậy thôi.
✅ Cách tránh nó
Bắt đầu quảng bá sau 6–8 tuần. Sử dụng:
- Một trang đích mạnh mẽ (ME-Ticket tự động cung cấp cho bạn một trang đích)
- Nội dung truyền thông xã hội thường xuyên
- Chiến dịch email hoặc SMS
- Hợp tác với những người có ảnh hưởng hoặc đối tác địa phương
Trang sự kiện ME-Ticket của bạn sẽ trở thành bảng quảng cáo kỹ thuật số 24/7 — hãy chia sẻ nó ở mọi nơi!
Sai lầm #4: Bỏ qua công nghệ sự kiện
🧾 Thủ công = Lộn xộn
Nếu bạn đang sử dụng danh sách khách mời bằng giấy bút hoặc gửi email vé PDF… chúng ta cần trao đổi. Những phương pháp này dễ xảy ra lỗi, chậm trễ và thậm chí là gian lận.
✅ Cách tránh nó
Hãy số hóa ngay từ đầu:
- Sử dụng ME-Ticket để phát hành vé điện tử an toàn, có thể quét được
- Sử dụng ứng dụng di động ME-Ticket và TicketScanner tại cửa
- Xem thông tin đăng ký, quét vé và số liệu thống kê người tham dự theo thời gian thực
Bạn sẽ giảm bớt thời gian chờ đợi và mang đến cho khách hàng trải nghiệm thoải mái hơn.
Sai lầm #5: Có chiến lược vé yếu
❌ Vấn đề về giá
Nhiều người tổ chức lần đầu:
- Chỉ cung cấp một loại vé chung
- Quên bao gồm các tùy chọn giá trị gia tăng như gói VIP hoặc hàng hóa
- Bỏ lỡ cơ hội tạo ra sự cấp bách (như thời hạn nộp bài sớm)
✅ Cách tránh nó
ME-Ticket cung cấp cho bạn quyền kiểm soát giá hoàn toàn:
- Tạo các loại vé linh hoạt (Thường, Sinh viên, VIP, Miễn phí, v.v.)
- Các mức giá theo lịch trình (ví dụ: Early Bird, Last Minute)
- Đặt giới hạn số lượng để khuyến khích hành động nhanh chóng
- Điều chỉnh giá ngay lập tức từ điện thoại của bạn nếu cần
Bạn thậm chí có thể nhận được thông báo đẩy khi một tầng sắp bán hết
ME-Ticket giúp những người tổ chức lần đầu thành công như thế nào
ME-Ticket không chỉ là nơi bán vé. Đây còn là nơi hậu trường tuyệt vời cho sự kiện của bạn.
Các tính năng chính dành cho người tổ chức:
- Tạo vé linh hoạt – Thêm nhiều loại hoặc cấp độ tùy theo nhu cầu của bạn
- Chỉnh sửa theo thời gian thực – Điều chỉnh giá, tạm dừng bán hàng hoặc thêm tính năng bổ sung ngay lập tức
- Ứng dụng TicketScanner – Quét vé tại chỗ bằng điện thoại để làm thủ tục nhanh chóng và an toàn
- Bảng điều khiển bán hàng – Theo dõi doanh số bán vé theo loại, giá và ngày
- Truy cập di động – Thực hiện thay đổi và theo dõi doanh số từ mọi nơi
- Cảnh báo thông minh – Nhận thông báo về các sự cố tài khoản (ví dụ: tài khoản Stripe chưa được xác minh)
- Hỗ trợ 24/7 - bạn có thể liên hệ với Bộ phận hỗ trợ ME-Ticket
Đây là mọi thứ bạn cần để tổ chức sự kiện một cách có tổ chức, dựa trên dữ liệu và không gây căng thẳng — ngay cả khi đây là lần đầu tiên bạn tổ chức.
Kết luận: Bắt đầu thông minh và mở rộng quy mô một cách trơn tru
Mọi nhà tổ chức sự kiện thành công đều bắt đầu từ đâu đó — thường là với rất nhiều đam mê và đôi chút vấp ngã trên đường đi. Nhưng sự khác biệt giữa một sự kiện đầu tiên hỗn loạn và một sự kiện thành công thường nằm ở sự chuẩn bị, nhận thức và sử dụng đúng công cụ ngay từ đầu.
Bằng cách tránh những sai lầm phổ biến này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc. Và khi sử dụng ME-Ticket làm đối tác sự kiện, bạn không chỉ nhận được một nền tảng bán vé — mà còn nhận được bộ công cụ đầy đủ được thiết kế để giúp bạn xây dựng, quản lý và mở rộng quy mô sự kiện một cách tự tin.
Cho dù đó là đêm nhạc mở đầu tiên của bạn, hội chợ địa phương hay chuỗi hội thảo, ME-Ticket đều giúp bạn xử lý hậu cần một cách chuyên nghiệp trong khi vẫn tập trung vào những gì thực sự quan trọng — tạo ra trải nghiệm mà người tham dự sẽ nhớ mãi.
Bạn đã sẵn sàng tự tin khởi động sự kiện đầu tiên của mình chưa?Hãy tạo tài khoản tổ chức sự kiện miễn phí tại ME-Ticket và trải nghiệm việc lên kế hoạch sự kiện hiệu quả dễ dàng như thế nào.
